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【Office使いこなし術】Outlookデータファイルのデータサイズ圧縮方法

Outlookデータファイルである.pstや.ostファイルが
肥大化してハードディスクを圧迫していないでしょうか。
今回はこれらのファイルを圧縮する方法をご紹介いたします。
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データファイルの種類と役割

Outlookのデータファイルには.pstと.ostがあり、
それぞれ格納しているデータ内容が異なります。

ファイル名 内容 利用シーン
.pst メールや予定表、連絡先などのデータ POP3,IMAP,Webメール
.ost オフライン作業時の保存データ Exchangeキャッシュなど

.pstに関してはほぼすべてのアカウントに適用されますが、
.ostはExchangeキャッシュモードなどを利用しなければない場合がほとんどです。

データ別の圧縮方法

それでは、.pstと.ostそれぞれのデータ圧縮方法を見ていきましょう。

Outlookデータ(.pst)を圧縮する

.pstはメールや予定表、連絡先のアイテムを保存していますが、
これらのアイテムを削除しただけでは.pstのサイズは小さくなりません

アイテムの削除後に圧縮を実施することで、データサイズを小さくできます。

それでは実施手順について、見ていきましょう。

  1. 不要なアイテムを削除(「削除済みフォルダ」も空にする)
  2. [ファイル] タブ -> [アカウント設定] をクリックし、[アカウント設定] をクリック
  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリック
  4. [詳細設定] タブ -> [Outlook データ ファイルの設定] をクリック
  5. [Outlook データ ファイルの設定] ダイアログ ボックスで、[今すぐ圧縮] をクリック

オフラインデータ(.ost)を圧縮する

.ostの場合も手順としては.pstの場合と同様で、
Exchange Severなどのオフラインアカウントで実施します。

  1. 不要なアイテムを削除(「削除済みフォルダ」も空にする)
  2. [ファイル] タブ -> [アカウント設定] をクリックし、[アカウント設定] をクリック
  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリック
  4. [詳細設定] -> [Outlook データ ファイルの設定] をクリック
  5. [Outlook データ ファイルの設定] ダイアログ ボックスで、[今すぐ圧縮] をクリック

まとめ

今回は、Outlookデータファイルである.pstと.ostの圧縮方法をご紹介しました。
ディスク容量が気になっている方は、是非一度試して見てください。

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